【ChatGPT】生成AI 時短の極意！ChatGPT×Word×PowerPoint 誰も教えてくれなかった「爆速」資料作成術」｜OLの味方⁺

今回はChatGPT×Word×PPの3つのツールを使ってプレゼン資料を爆速で仕上げる方法をご紹介します

みなさん、PPのスライドを作る時にデザインで悩んだら、１スライド作るのに１時間かかったなどの経験はありませんか？

少しでもPowerPointの資料作成は手間暇をかけずサクッと作りたいですよね
今回は、効率化したいという方向けに爆速でPowerPointの資料を作成する方法をご紹介します

また、画期的な機能についてもご紹介していきますので楽しみにしてください

今、「AI」が主流になっている時代においては、もうデザインで悩む必要はないです
それはどういうことなのか？
詳しくステップを踏んで解説していきます。

今回ご紹介する記事内容は、
１．ChatGPTに資料の指示を出す
２．Wordのアウトライン機能で資料の下書きをする
３．PowerPointに下書きを取り込む
４．取り込んだスライドの内容チェックと修正をする
５．AIデザイナー機能を使ってスライドのデザイン適用する
６．スライドマスターを使ってスライドのデザイン適用する
７．スライド上に話し手を表示させる「レリーフ」機能のご紹介
８．便利な機能～字幕～のご紹介
についてです

ご自身に合った作成の仕方で取り組んでみてください
それでは、早速始めていきます

今回、あなたは上司に「総会の資料を作ってください」と依頼を受けて、実際にイチから作ることになったとします

でも簡潔でわかりやすい文章表現やデザイン決めに自信がないです
そのような時は困りますよね？

では、どうやって作成すればいいのでしょうか
そんな時に、活躍してくれるのがAI機能です

AIデザイナーの機能やChatGPTの機能を使って爆速でプレゼン資料を作成する手順についてご紹介していきます

３つのツールとは、ChatGPT・Word・PowerPointのことで、この順番で使用していきます
なぜ、この順番で行うのかということを理解しておきましょう

依頼された資料は、どのような構成で作成するのかあなたは把握していますか？
理解していて、下書きが入力できるのであれば、どんどんWordに直接入力していきます

この時にぜひおすすめなのが、Wordの標準の「印刷レイアウトモード」ではなく「アウトライン表示モード」にして入力していくという事です
書式の設定はせずに、ひたすら文字を入力する「ベタ打ち」にしてください

今回は、何をどのような順番で作成していいのか全く分からない場合の手順になります
そのような時に、AIのちからを借ります。

では、早速作業に入ります

ChatGPTに資料の指示を出す

PowerPointの１枚１枚のスライドに入力したい内容のサンプルをChatGPTに提案してもらいます

＜手順＞

①まずは、ChatGPTを開きます

②入力欄に指示文を出します

以降こちらの指示文のことを「プロンプト」と呼んでいきます
入力欄に、「＃指示」（鍵かっこは除く）と入力し改行します
プロンプト↓

PowerPointのスライド資料を作成したいです。１枚目のタイトルは「総会　第一四半期」です。あと、２枚目：社長のメッセージ、３枚目：ミッション・ビジョン・バリュー、４枚目：事業概況、５枚目：新しい取り組み、６枚目：私たちの想いですが、ダミーでいいので、本文のサンプルをください。

と指示文を入力します

新年度の総会になりますので、最低限こちらの項目が必要になるということだけは理解しておいてください

また、記事の最後に、構成のサンプルを用意しておきましたので、ぜひ練習してみてください

③ChatGPTより回答が返ってきました


④サンプルを出してくれて、おまけに、背景には「会社やロゴを使用」とか「このような画像がいいです」までコメントを書いてくれます
こちらは、アドバイスとして認識しておきましょう

⑤最後の回答までコピーして、次はWordを開きます
通常Wordを起動すると「印刷レイアウトモード」で白紙が開きます

⑥Wordの画面の上部メニューバーの「表示」タブをクリックします

⑦「表示」グループの「アウトライン」をクリックします
アウトライン表示モードに切り替わります

⑧１行目にカーソルを置いてコピーしたChatGPTの回答内容を貼り付けます

Wordのアウトライン機能で資料の下書き

今からPowerPointのスライド１枚１枚に内容を取り込むための作業をしていきます

ここで、Wordの「アウトライン」という機能を使って、文章の見出しになるところに「レベル設定」をしていきます

こうしておくことで、この後、PowerPointに文章を落とし込んだ際「レベル１」設定した箇所は、各スライドのタイトルになっていくのです

アウトライン機能を使って下書きをすることで、あらかじめレベルの上げ下げなど、階層構造を作りながら見出し設定をすることができます

アウトライン表示モードにすると、全部の文章のレベルは「本文」になっています
タイトルにしたい見出しには「レベル１」、その下の階層には「レベル２」を設定していきます

＜手順＞

①PowerPointのタイトルにしたい見出しを範囲選択し、Ctrlキーを押し続けながら他の見出しを範囲選択していきます

②複数選択が終わったら「アウトライン」タブの下向き▼をクリックします

③「レベル１」をクリックします

④見出しの下にある具体的内容が書いてある本文も同様に、複数選択をして「レベル２」にします
このように、「レベル１」、「レベル２」と階層構造を意識しながら設定していきます

⑤本文の長い文章を見ていき、調整をしていきます
長い文章だと見る人は読みにくく、読むのが嫌ですよね
社長の想いなどは全部伝えたいのは山々なのですが、もう少し簡潔に言って欲しいと思ったことないですか？

このような時にChatGPTの登場です
⑥長文をコピーします

⑦ChatGPTの入力欄に貼り付けて、プロンプトを入力します

＃指示文
上記の文章を１５０文字以内に要約してください。

など

⑦要約してくれた文章をWordに貼り付け直し、必要であれば修正していきます

⑧下書きのWordファイルは名前を付けて保存して一度閉じておきます

PowerPointに下書きを取り込む

では、PowerPointを開き、保存したWordのファイルを呼び出して１枚１枚のスライドに貼り付ける作業をしていきます

＜手順＞

①PowerPointを開きます

②「挿入」タブの「新しいスライド」▼ボタンをクリックして、下部にある「アウトラインからスライド」をクリックします

先ほど保存した下書きのファイルを選択して挿入することができます

すると、１枚目のスライドをのぞいて、２枚目以降、各スライドに下書きのアウトラインを取り込むことができます

取り込んだスライドの内容チェックと修正をする

1枚目のスライドには、大きなタイトル「総会　第一四半期」と入力します
サブタイトルプレースホルダーには、会社名、日付など必要な項目を入力します

２枚目以降の各スライドのタイトルに「スライド１：」など余分な文字がありますので、削除したりプレースホルダーの配置を整えたりしていきます

見直したときに、まだ要約した方がよい長文などがありましたら、ChatGPTにお任せして修正していきます
ChatGPTは何度指示を出しても大丈夫です

ここで、ChatGPTを使う際に注意していただきたいポイントが３つあります

＜ポイント１＞
指示文を入力してEnterキーを押してしまうと、命令が送信されてしまいますので、行を改めて入力したい時には「Shift＋Enterキー」で強制改行をしてください

＜ポイント２＞
指示文をChatGPTに理解してもらいやすくするために、文章にはきちんと句読点（、とか。）を入れると良いです
誰それが「、」何何をしたいです「。」のようにしっかりと句読点を入れておきましょう

＜ポイント３＞
ChatGPTは、上記の続きの指示文であるとわかってはくれますが、おすすめは「上記文について」という文言を文頭に入力してあげることでより良い回答が得られます

回答が得られたら、こちらの文章をコピーします
再度文章を見直して、修正個所があれば修正していきます

このように、ChatGPTを思いっきり頼れば、優れた文章を自分で考えなくてもあっという間に作ってもらえるので、活用する手はないです

回答が自分の思っているものとちょっと違うなとか、そうではないんだよなと思ったら、追加でプロンプト欄に、わかりやすい指示文を入力していきます

では、PowerPointは念のために上書き保存しておきます

AIデザイナー機能を使ってスライドのデザイン設定

みなさんご存じだと思いますが、上部メニューにある「デザイン」タブからでもスライドデザインを簡単に適用することができます

今回は、そちらからではなく、あえてAIデザイナーの機能を使って、スライドの文章から判断し、ふさわしいと思われるデザインをピックアップしてもらい、候補から適用する方法をご紹介します

最近ではAIが発達して、AI機能がスライドの文章からふさわしいと思われるいくつかのデザイン候補を、右側の領域に表示してくれます
この中からクリックでするだけでスライドに適用させることができます
それでは、それぞれのスライドを選択してデザイナーに候補を出してもらいましょう

この構成を常に意識することで、プレゼン資料作成の作業効率はぐ～んと上がり、あなたに任せて良かったと高評価を得ることができるでしょう

１枚目：タイトル「第一四半期 総会プレゼンテーション」
２枚目：社長のメッセージ
３枚目：ミッション・ビジョン・バリュー
４枚目：事業概況
５枚目：新しい取り組み
６枚目：私たちの想い

＜手順＞

①「ホーム」タブの一番右端の「デザイナー」をクリックします

②適用したいスライドを選択し、内容にマッチしていると思われるデザインをクリックします

③次に、別のスライドを選択してふさわしいと思われるデザインを選択していきます
できるだけ統一感のあるデザインを選びましょう

④文章の調整や配置も整えていきます

＜手順＞

①とりあえずイメージに近いデザイン候補を選択しておきます

②「ホーム」タブの「デザイナー」ボタンをクリックして一度スイッチをOFFにします

③再度「デザイナー」のボタンをクリックしてスイッチをONにします
そうすることで新たに異なるデザインを提案してくれますので、こちらの中から良さそうなデザインを選択します
こちらの操作は何度行ってもかまいません

ここまでかかった時間はどれぐらいだと思いますか？
１枚１枚のスライドをイチから入力していくとなると結構な時間になります
AIデザイナーの力を借りながら効率よく作成していきましょう

また、今回はスライドマスターを使ってスライドのデザインを適用させる方法についてもご紹介します

スライドマスターを使ってスライドのデザイン設定

こちらは、毎回プレゼン資料のデザインは、このタイプと決まっているようなときに、スライドマスターを使ってデザイン設定すると効率がぐーんと上がる方法をご紹介します

ここで、スライドマスター表示モードの構成についてお伝えします
一番上の少し大きいスライドを「マスタースライド」と言って親分だと思ってください

こちらのスライドに書式設定をすると、全スライドにその書式が適用されます

また、親分にぶら下がっているスライドたちは、レイアウト専門のスライドで、「レイアウトマスター」といいます

「新しいスライド」をクリックしたときに、見えてくるひな形のことです

「マスタースライド」と「レイアウトマスター」は、「スライドマスター表示モード」で設定をするので、紛らわしいですが、役割が違いますので注意してください

＜手順＞

①「表示」タブの「スライドマスター」をクリックします

②一番上のスライドを選択します
ここで統一感のある背景デザインを決めていきます

③右クリックして「背景の書式設定」をクリックします


右側の領域に作業ウィンドウが表示されます

④「塗りつぶし」から色を選択します
スライド全部のマスターに背景色が設定されます
単色・グラデーション・テクスチャ・パターンなどを設定することができますが、あえて単色にしたいという場合は便利な機能です

こちらは、「テクスチャ」の「セーム皮」で透明度を「62％」に設定してみました

⑤タイトルを選択してフォントの色、フォントを選択します

特定のレイアウトのみ統一感のある書式設定にする方法

全スライドに適用させるのではなく、２枚目以降のレイアウトのひな形一覧から、選択したレイアウトのみに適用させることもできます

スライドマスターを閉じて、適用したレイアウトを使用するたびに設定した内容が表示されます

例えば、レイアウト一覧から「タイトルとコンテンツ」を日頃よく使いますか？

であれば、スライドマスター表示モードのレイアウト一覧から、「タイトルとコンテンツ」を選択して、書式設定しておくと、このレイアウトを挿入するたびに統一感のある書式にできることになります

⑥作業が終了したら「マスター表示を閉じる」ボタンをクリックします

スライド上に話し手を表示させる「レリーフ」機能のご紹介

ここで、ライブ感のようなプレゼンをしたい時に優れた「レリーフ」という機能をご紹介します
スライド上に人のアイコン枠が表示され、その枠内にビデオカメラのアイコンがあり、クリックするとカメラの映像が埋め込まれる仕組みになっています

Microsoft365 AppsのPowerPointには、「カメオ」という機能がありました
PowerPointのリボンから「挿入」→「カメオ」を選択して挿入します
全部のスライドに埋め込むこともできますし、スライドを選んで埋め込むこともできます

最近のPowerPointでは「カメオ」ではなく「レリーフ」という表示に変わりました
「挿入」タブ→「カメラ」グループの「レリーフ」をクリックします

「このスライド」だけに適用したいのか、「すべてのスライド」に適用したいのか選択できるようになっています

「カメオ」と「レリーフ」の違いは、「カメオ」はスライドのカメオプレースホルダーに配置されるのに対して、「レリーフ」は、スライドの好きな場所に自由な形に配置できます

「カメオ」も「レリーフ」もスライド上に話し手を映し出し、プレゼン内容と一緒に表示できる便利な機能です

社長のメッセージのスライドに「レリーフ」を挿入しました
人のアイコン枠がスライド上に表示されますので、サイズ変更や配置を調整できます

こちらも使いこなすことができると、人目を引くプレゼンになりますのでおすすめです
実際にスライドショーを実行するとリアルに話し手が表示されます

便利な機能～字幕～のご紹介

次にスライドショーの時に便利な「字幕」機能です
こちらも人目を引く優れた機能ですので、ぜひ使っていただきたいです

①「スライドショー」タブをクリックします

②「キャプションと字幕」グループの＞字幕の設定をクリックし、「話し手の言語（S）日本語を選択します

②「常に字幕を使用する」にチェックを入れます
こちらは、必要のない時にはチェックを外しましょう
字幕の配置については、スライドの下部が見やすいと思います

また、日本語の他に多国語にも変換してくれますし、精度もいいです

まとめ

こちらが作成したプレゼン資料です

今回は、ChatGPT×Word×PowerPointの３つのツールを使ってプレゼン資料を爆速で作成する方法についてご紹介してきました

PowerPointのプレゼン資料作成のポイントは、下書きをWordで行うということでした
さらに、自分がわからなくて困っていることは迷わずすべてAIに任せてしまうということです

一見手間のように思うかもしれませんが、今回ご紹介した方法を使うと、プレゼン資料作成の時間を大幅に時短できます

どのツールを使うのか、どういった順番で行うのかについては、こちらの記事でぜひマスターしてください

＜手順＞

１．ダミーの文章をChatGPTに作成してもらう

２．Word上で文章のアウトラインを作る

３．下書きをPowerPointのスライドに挿入する

という流れを常に意識していただくと作業効率がぐーんと上がります

知らない人がほとんどのテクニックですのでぜひ使いこなして、あなたのものにしてください

今回は、特別に知って得する「レリーフ」と「字幕」の機能もご紹介しました
こちらと組み合わせるとインパクトのあるプレゼン資料になると思います

職場では人気者になるの間違いなしです！ぜひ試してみてくださいね

こちらに、ChatGPTが回答してくれたサンプル文章を入れておきますので、こちらを使ってあなたも練習してみてください