【Outlook】重要度「高」・フラグ・アラーム設定でメールを徹底管理｜うっかり忘れ防止策３つ

重要なメールだったのに、大量メールの中に埋もれてしまったり、返事をしなければいけなかったのに、すっかり忘れてしまったりと信頼を失ってしまったことはありませんか？

かといって、メールの対処にそんなに時間をかけるわけにもいかないし、どうしたらいいのだろうとお困りではありませんか？

この記事では、Outlookを使って重要な仕事を忘れないようにするための便利な機能３つをご紹介しています

１．重要度を「高」に上げてメール送信する方法

２．メールにつけるフラグの種類と設定方法

３．アラーム設定の方法

重要度を上げてメールを送信したり、メールにフラグを立てて優先順位をつけたり、期限日を設定してアラーム通知にすることによって、うっかり忘れを防止し、他の業務に集中することができますので、ぜひ活用してみてください

目　次　

重要度を「高」に上げてメール送信する方法

作成したメールに重要度を「高」・「低」を設定して送信することができます
ワンクリックで設定できる簡単な方法です

送信者も受信者も重要なメールであることは一目見てわかります

＜送信側＞

①メールを作成します
②「タグ」グループの「！（重要度-高）」をクリックします

③送信します

④「送信済みアイテム」をクリックして確認
メール一覧の送信日時の上部に「！」マークが表示され、重要度を設定したことがわかります

＜受信側＞

受信側では、メール一覧の日時上部に「！」マークが表示され、重要なメールだということがわかるので、すぐに対応することができます

また受信側は、重要度のメールをまとめて表示して確認することができます

①受信トレイをクリックし、メール一覧の右上にある「日付」の▼印をクリックします

②表示された一覧から「重要度」をクリックします

ソートされて、上部に「！」マークの付いた重要度メールが表示されますので見落としを防ぐことができます

重要度の高いメールを、「標準」や「低」に変えることができます

①「受信トレイ」をクリックします
②対象のメールをダブルクリックします

③ 「メッセージ」タブを選択し、「タグ」グループの「メッセージオプション」ボタンをクリックします

④「プロパティ」画面が表示されます
「重要度」の▼をクリックし、「高」から「標準」や「低」に変更し、「閉じる」をクリックします

表示されていた重要度「！」マークが消えます

乱発しすぎると、重要度の効力が落ちる
重要度の高いメールばかりを送っていると「この人はいつも高い設定で送ってくるから、そんなに重要ではないだろう」と受け止められてしまいます
本当に緊急な場合に使うと効果的です
受け取る相手のことを考える
上司に対して重要度の高いメールを送る場合は、緊急性、重要性がはっきりとわかっている内容のみにします
立場や関係によっては、受け取る人を不機嫌にさせてしまうことがあります
送信前に今一度相手の気持ちになって判断しましょう