会議参加者のメンバーも変わることも多いし、専用の用紙を使うとコストもかかるので、簡単にWordで作成する方法をマスターしてしまうととても重宝します
会議用の三角席札｜差し込み印刷の機能を使って簡単に作る方法
Wordの差し込み印刷の機能を使って会議用の席札を作成することができます
＜完成例＞
差し込み印刷機能で会議用の席札を作成するメリット
- 厚紙用紙でなくてもコピー用紙で作成できる
- テンプレート化して使いまわしができる
- 会議出席者名簿があれば、すぐにできる
- 名前の変更が簡単にできる
会議用の三角席札を作成するのに必要なもの
- 会議出席者名簿
- 三角席札用のA5横サイズ型枠
いろいろなサイズで試してみましたが、Ａ５サイズがちょうど良かったです
会議用三角席札の作成方法
会議用三角席名札の作成手順をご紹介します
エクセルで会議出席者名簿を作成後、ワードを起動し、Ａ５サイズ横に名札枠を作っていきます
＜会議出席者名簿を完成させる＞
ワードでも名簿は作成できますが、エクセルの方がセルという枠ができているので作成しやすいです
①エクセルで会議出席者名簿を作成
下記の表の赤枠（Ｂ列、Ｃ列、Ｄ列）データをワードの型枠に引っ張ってくるイメージです
②わかりやすい名前を付けて保存
会議用の名簿が作成したら、固定のフォルダーへわかりやすい名前を付けて必ず保存しておきます
そうしておくと使い回しが容易にできるので便利です
③エクセルのファイルは閉じる
データを引っ張ってくる際にエクセルは閉じておく必要があります
＜ワードで名札の型枠を準備＞
①ワードを起動する
②レイアウトタブから、印刷の向きを横にする
③余白を上下左右とも５mmに設定
④用紙サイズをＡ５にする
Ａ５仕上がりサイズ：幅14.7cm×高7ｃｍ
⑤3列×１行の表を挿入する
⑥表示された□の真上にマウスポインターを重ね合わせる
挿入した表の中にマウスポインタ―を入れると、表の右下に□が表示されます
⑦真下にドラッグ
□の真上にマウスポインタ―を重ね合わせるとマウスポインタ―の形が双方向の矢印に変わります
上画像のようになったら真下にドラッグして枠をページいっぱいに広げていきます
ポチップ
差し込み印刷の設定
＜Ａ5の型枠にデータを差し込む＞
ワードで差し込み印刷の設定をして、名簿の必要なデータとリンクさせます
①差し込み文書 タブの「宛先の選択」をクリックします
②「既存のリストを使用」をクリックします
③「データファイルの選択」の画面が表示されます
④会議出席者名簿ファイルを指定して「開く」ボタンをクリックします
⑤テーブルの選択画面では データを作成しているSheet1$ を選択して、「OK」ボタンをクリック
⑥差し込み文書 タブの「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリック
⑦「会社名」、「役職」、「担当者」フィールドを挿入
⑧挿入したフィールドと入力した「様」まで選択
⑨「レイアウト」タブを選択し「文字列の方向」をクリックして、「右へ90度回転」をクリック
⑩会社名を選択してフォントサイズ「36」に設定
⑪役職のフォントサイズは「24」に設定
⑫担当者名はフォントサイズ「48」に設定
⑬１列目の上部にマウスポインタ―を持っていき、下画像のようにマウスポインタ―が下向き矢印になったらクリック
この操作で１列目のセルを選択したことになります
⑭「ホーム」タブの「行と段落の間隔」をクリックし、「行間のオプション」をクリック
⑮「段落」の画面が表示される
間隔の項目にある「１ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」のチェックを外して「OK」ボタンをクリックします
１列目に綺麗に表示されているか確認します
⑯「差し込み文書」タブをクリックし、「結果のプレビュー」ボタンをクリック
1人目のデータが差し込まれ表示されたことを確認します
この段階でバランスや文字の大きさを調整します
再度、「結果のプレビュー」ボタンをクリックすると「フィールドコード」に変わります
⑰1列目をコピーして、向かい合わせを作る
１列目を選択してコピーし、2列目のセルに貼り付けます
⑱「レイアウト」タブを選択し「文字列の方向」をクリックして、「左へ90度回転」をクリック
⑲再度「結果のプレビュー」をクリックして綺麗に表示されているか確認
氏名の最も長いデータで確認してください
会議用三角席札の差し込み印刷方法
①差し込み文書 タブの「完了と差し込み」の「個々のドキュメントの編集」をクリック
②「新規文書への差し込み」の画面が表示される
③「すべて」にチェックが入っているのを確認して、「OK」ボタンをクリック
新規文書「レター1」にすべての件数が表示されます
続いて、印刷をかけます
④「ファイル」をクリックし「印刷」をクリック
⑤印刷のプロパティ画面を表示
プリンター名は個々に違うと思いますが、青字の「プリンターのプロパティ」があります
機種によって多少項目の配置は違いますが、設定する項目は共通して備わっています
⑥「原稿サイズ」はA５で「出力サイズ」はA４の縦長に設定
⑦「ページレイアウト」は「２in１」設定にし、「OK」ボタンをクリック
⑧「印刷」ボタンをクリックすると下画像の画面が表示されますが、「はい」ボタンをクリック
今回は、件数分の８回分「はい」をクリックしました
印刷されたものをカッターで切って三角に折ると完成例のような三角席札ができます
いかがでしたでしょうか
私は、このような方法でいつも三角席札を作成しています
おススメするポイント
★何度でも使用することができる
★名簿の変更をすれば、三角席札を更新できる
★コストがかからない
こんなに便利な使い方、意外と知られていないんですよね。。。
ポイントは。。。
★名簿データに修正がある場合は要注意！
・ワードの型枠の方でデータの更新をする必要がある
更新方法は、名簿データを修正して必ず上書き保存して閉じます
次に、ワードの型枠ファイルの方で、再度「既存のリストを使用」を選択します
★会議出席者名簿のエクセルファイルは、固定されたフォルダーの中に保存しておき移動させない
ファイルの移動はしないで！
差し込み印刷機能は、ファイルの場所を探して必要な列データを読んできますのでファイルを移動してしまうと探すことができなくなってしまいます
ポチップ
もう一度見る