下記のような配置図を作るときってないですか？
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よくありがちなのが、配置図をWordで作成するパターンです
私もよく失敗していたのですが、Wordで図形を並べて、サイズを変更しながら文字を調整しながらと苦戦しながら作成していました
ですが、このような配置図は断然Excelが便利です！
なぜなら、セルが大活躍してくれるからなんです！
作成は簡単で、いろいろと活用できますのでぜひこの手法をマスターしてみてください！
配置図を描くときはワードよりもExcelの方が良い４つの理由とは
- 配置図がキレイに描ける
- 線の長さを調整しやすい
- コピーを上手く使って時短で作成できる
- 印刷プレビューですっきりを確認できる
１．配置図がキレイに描ける
シートのあらかじめある「グリッド線」という枠線に沿ってドラッグ操作で描けばいいので、上部、下部、左端、右端をきちんと揃えることができます
赤〇印の付いている細かな位置も、調整しやすいです
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２．線の長さを調整しやすい
ちょっとだけの長さにしたり、サイズを大きくしたり、小さくしたりは、セルが小さいので、セルの挿入や削除で簡単に調整ができます
３．コピーを上手く使って時短で作成
一つ図形ができあがったら、また一から作成することはしません
元の図形をコピーして使い回しをします
ショートカットを使えばさらに時短間違いなしです！
操作方法は、出来上がった図形を選択してキーボードのCtrlキーとCのキーを押してコピーします
コピーは 「 Ctrl ＋ C 」
配置したい場所を選択してCtrlキーとVのキーを押して貼り付けます
貼り付けは 「 Ctrl ＋ V 」
また、セルを挿入したり、削除したりして、図形の大きさを変更することも簡単にできるのでストレスなく作成できます
４．印刷プレビューですっきりを確認
作業中に使用している「グリッド線」という枠線は、実際には印刷されません
その様子が「印刷プレビュー」で確認できます
下記は、作業直後のExcelシートの画面です
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「印刷プレビュー」で見ると、枠線がないのでキレイに配置されているのがわかります
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私は以前、このような配置図をWordで作成していました
上部を揃えたり、右端を揃えたりするのに、Wordの機能を使ってひとつひとつ行っていました
なぜ、Excelで作成しなかったのか…
Excelで方眼紙設定にすると、とにかく図形が描きやすいということだけは覚えておいてください
Excelワークシートを方眼紙設定にする方法は？
では、どのようにして方眼紙設定にするのでしょうか？
今回は、A列からBN列まで使いました
ご自身の作成した配置図の列幅で調整してみてください
後から追加したり、削除したりもできますので最初は目分量で良いと思います
手順
①A列からBN列までを範囲選択して、選択して上で右クリックします
②ショートカットメニューから「列の幅」を選択します
③寸法は「1.13」にします
④続いて、行選択します
今回は、21行目まで選択しました
⑤選択した上で右クリックします
⑥寸法は、「11.3」にしました
すると、ほぼ正方形の小さなマスになりますので、このグリッド線に沿って線を描いていきます
ここで、せっかく方眼紙設定を使うのですから、この後ぜひやってみていただきたい特におススメがあります
Excelの方眼紙設定の使い方 特におススメしたい２選
- 方眼紙設定で作成した配置図は、図として保存しておく
- 文書作成も方眼紙設定で作成
１．できあがった配置図は、図として保存しておく
作成した配置図は、コピーをして「図」として貼り付けすると、アイコンや、画像のように扱うことができる「図」というオブジェクトになります
オブジェクトにしておくと、他のExcelで作成したデータ資料に貼り付けることができたり、Wordの資料に貼り付けたりといろいろな場面で使い回しができるのです
ピクチャフォルダーにまずはわかりやすい名前のフォルダーを作成し、その中に作成したオブジェクトをいつもストックする癖をつけます
そうすると、どこにあるのか探しやすくなるので、作業効率がうんと上がります
ぜひ試してみてください
２．文書作成も方眼紙設定で作成
文書を作成するとなると、Wordを開いてしまいがちですが、実はExcelでも文書はキレイに作成することができます
今回ご紹介したやり方で表を取り入れた文書が簡単にできます
文章の段落の間に、列幅の違う表などを作成するときはとても便利です
Wordで列幅調整すると、前後の段落に影響が出てしまうのですが、Excelでは、小さなセルで細かな列幅調整をするだけなので、文字列に影響はでません
長い文章を入力したり、文字の配置を中央などに配置するときは、セルを選択して結合すればキレイに見せることも可能です
また、Wordのようにイラストや写真、ワードアートも挿入できますのでまったく問題ありません
こちらもぜひ試してみください
方眼紙設定にしたExcelファイルをテンプレートとして保存しておきましょう
いざ、という時はテンプレートを開いて別名で名前を付けて保存して使い回しましょう！
いかがでしたでしょうか
今回は、意外に知られていないExcelの方眼紙設定の仕方についてご紹介しました
配置図を描くならワードより、Excelの方眼紙設定が断然いいですし、文書作成もExcelだと便利なところがたくさんあり重宝します
Wordで文書を作成する時に文字の色を付けたり、書体を変更するなどの書式設定は、Excelでもできます
表を挿入したい時にはぜひ、Excelで文書作成してみてください
こんなに便利な方法、知らないのはもったいないです
あなたもぜひ、今日から使って、職場の皆さんに教えてあげてください
このように便利な活用方法もご紹介していきますので、ぜひ他の記事も見てくださいね
まとめ
【Excel】配置図を描くならワードより重宝するエクセルの方眼紙設定が断然いい！完成した図形は!?
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