Excelで表を作成することがあると思いますが、左側の縦の列には名前を順番に入力したり、商品名をアルファベット順にしたりと項目名を入力することがあると思います
しかも、いつもお決まりの内容をお決まりの順番で入力するなんてことないでしょうか
毎回お決まりの内容をひとつひとつ入力していくのは非常に手間ですよね
こちらの記事では、お決まりのデータ入力を超時短にする方法をご紹介しています
ぜひ、最後までご覧いただきご紹介した方法で明日からの業務に役立ててください
入力の時短！ ユーザー設定リスト絶対に取り入れるべき
よく入力する項目名を「ユーザー設定リスト」に登録しておきます
例えば、お決まりの順番で社員名を１０名分入力することがあるとします
「ユーザー設定リスト」に社員１０名分を登録しておくことで、「オートフィル機能」を使っていっきに社員名を入力することができます
たったドラッグ操作だけで順番どおりに入力ができるんですよ♪
超時短になるので私はずっと活用しています！
皆さんにも使って欲しい～～
こちらの表をご覧ください
商品名に注目してください
仮名にしていますが、AからOまでひとつひとつ入力していくのはちょっと面倒です
長い文字や変換が思うようにならなかったらイラっとしたりしますよね
そこで、入力を手助けしてくれるユーザー設定リストです
この設定方法を知っている人は少ないですので、あなたはマスターしてExcelの達人になってくださいね
ユーザー設定リストとは？
ユーザー設定リストとは、並べる順番が決まっているものをあらかじめ登録しておいて、オートフィル機能によって入力を手助けしてくれるものです
ユーザー設定リストの設定の仕方
上記の表のように、順番が決まっている商品名を入力するものとします
一緒に試してみましょう！
ワークシートに「あ い う」でもいいし、「A B C」でもいいので入力してみましょう
設定の手順としては、
①最初にリスト設定をするために、順番どおりに全部入力しておきます
②次に、登録したいセルを範囲選択します
今回は、商品名にあたる「C5：C19」を範囲選択します
③一番上の左側に「クイックアクセスツールバー」がありますが、右端の▼ボタンをクリックして「その他のコマンド」をクリックします
④「Excelのオプション」ダイアログボックスが表示されますので、「詳細設定」をクリックします
⑤右側の画面下の方に「ユーザー設定リストの編集」がありますのでクリックします
「ユーザー設定リスト」が表示します
⑥「リストの取り込み元範囲」ボックスにカーソルを立てます
⑦ワークシートの商品名を範囲選択します
「リストの取り込み元範囲」ボックスにC5：C19と絶対参照になって表示されています
⑧「インポート」ボタンをクリックします
ユーザー設定リストの一番下に選択した範囲が追加されました
⑨OKボタンをクリックして閉じます
オートフィル機能で試してみますよ！
一度入力した範囲を全部削除しましょう
⑩C5番地に先頭の商品名を入力し、エンターキーを押して確定します ここでは「A」と入力します
⑪C5番地をクリックし直して（アクティブセルにすること）選択した状態にします
⑫セルの右下角に■マークが表示されますのでマウスポインタを重ね合わせます
⑬マウスポインタの形が十字になったら19行目までドラッグ操作します
マウスポインターの形が「＋」にならないと機能しないので注意してくださいね
すると、ユーザー設定リストに登録した商品名が順番に入力されます
オートフィル機能を使ってドラッグ操作で簡単に入力することを知らない方が多いんですよ！
「ユーザー設定リスト」に登録しておくと、オートフィル機能で簡単に入力ができますのであなたもぜひトライしてみください！
また、表などでこの列には日本語のみ、この列には数値データのみと列ごとに分けて設定したい場合は「データの入力規則」が便利です
詳しい内容はこちらのブログでご紹介しています
↓
「データの入力規則で入力の時短！」
まとめ
もう一度ご覧になりたい方はこちら
役職名、社員名、商品名などの規則的なデータ入力を時短にする方法｜目からウロコ「ユーザー設定リスト」絶対に取り入れるべき！