【Outlook】ビジネスメールの基本｜新入社員必見！営業メールのポイントをおさえた書き方

毎日大量に届くメールの中で、営業メールを読むのは敬遠されがちです

そんな中でも読んでもらうためには、読みたくなるようなポイントをおさえたメールにすることと、要点を絞り相手に余計な手間をとらせない配慮が必要です

初めて営業メールを送る時などは特に注意しましょう

この記事では、ビジネスメールの基本と初めての営業メールを送る時のポイントをご紹介しています
特にメールの書き方のポイントを意識していただくと、応用力がついてきます

ビジネスメール送信前１５項目チェックリスト

自分は大丈夫！と思っているあなた、一度下記の１５項目についてチェックしてみましょう

□　宛先（To、Cc、Bcc）は正しく入力されているか
□　宛名は「会社名＋部署名＋氏名＋様」表示されているか
□　件名は内容が一目見て分かる内容になっているか
□　添付ファイルは正しいものできちんと開くことができるかチェックを入れている
□　相手は添付ファイルを開ける環境であるか確認している
□　添付ファイルのファイルサイズ、ファイル形式に配慮しているか
□　書き出しの挨拶は、相手との関係性や送信のタイミングに合っているか
□　名乗りは「会社名＋部署名＋氏名」の順番で振り仮名があるか
□　本文は要旨、詳細の流れで簡潔にわかりやすく記載されているか
□　本文は、20文字程度で改行されて読みやすくなっているか
□　段落と段落の間にほどよく改行がなされているか
□　必要に応じて箇条書きを使っているか
□　誤字・脱字がなく、正しい言葉が使われているか
□　結びの挨拶で終わっているか
□　署名が挿入されているか

全部チェックが入ったあなたは、すばらしいです！

ビジネスメールの基本

メール文の最初から最後まで下記の５つの要素を取り入れた内容が基本になります

サンプル

＜件名の事例＞

メールの件名は、具体的な用件を書きます

面識がない、関係が浅い人からのメールは「ご相談」「お願い」「ご提案」だけでは、何のことかが伝わりにくいうえ、迷惑メールと勘違いされてしまうかもしれません

「何の件か」が重要です
数字や他と区別できるキーワードを入れることが重要です

〇	×
お願い	お見積り内容ご確認のお願い
ご相談	新サービス（〇〇）ご提案日時のご相談
ご案内	ITフェア20XX（10/15階催）のご案内
ご提案	コストを20％削減できる採用企画のご提案
お知らせ	新製品発売キャンペーン（12/1～12/10）のお知らせ
ご報告	【〇〇プロジェクト】進捗状況のご報告

＜前文＞

前文は、初めてのメールであることを伝えたうえで名乗っていきます
相手の会社名、部署名、役職、氏名を絶対に間違えないようにします

送信前に、面倒くさがらずに名刺情報やアドレス帳情報などで確認しておきましょう
担当者が不明の場合は、宛名を「ご担当者様」にします

＜本文＞

何の依頼なのかは「要旨」の部分に、依頼した理由や回答期限などは「詳細」に簡潔に伝えます
箇条書きにすると読みやすくなります

次の行動につなげる一文や、問い合わせがしやすい文言を記しておくことも大事です

＜末文＞

時間を割いていただいていることへの配慮を忘れないように丁寧な文言を記載します

＜署名＞

新規としてアドレス帳に登録してもらえる可能性もありますので、間違いなく記載しておきます

会社案内や代表的な商品、実績などをさりげなく記し、URLを記載してサイトを見てもらうのも効果的です

読みにくい氏名にはフリガナを振っておくと名前を憶えてもらいやすいです

ビジネスメールの重要なポイントとシーンに合わせた活用例

文章は目的によって内容が異なってきますが、「読みやすい・わかりやすい・気遣い」はどのシーンでも必要です

シーンに合わせたメールの活用例

シーンに合わせた内容と配慮を備えたメールにします
こちらでは５つのパターンをご紹介します

1. 初めての相手への営業メール
2. お礼・感謝のメール
3. 依頼・提案のメール
4. 謝罪メール
5. 返信・転送メール

１．初めての相手への営業メール

第１印象が大事です

忙しい中、読んでいただくことになるので、情報漏れがなく、読みやすい内容にし、配慮が行き届いた内容にします

２．お礼・感謝のメール

＜打ち合わせのお礼＞

件名には「昨日の打ち合わせ」と「会社名」を入れると内容が伝わりやすいです
要旨の冒頭にお礼を伝えます

礼儀正しい文言が印象をよくし、良好な関係を築くきっかけになります

＜契約のお礼＞

契約していただいたお礼を記載するのはもちろんですが、きちんと結果を出すよう努力することを示し、頼れる人材をアピールすることも大切です

また、今後のスケジュールに関してもしっかりと明記しておく必要があります

＜上司へのお礼＞

上司へも営業同行のお礼を兼ねて、次回訪問のシナリオの報告もできたらいいでしょう
上司が同じフロアや近い席にいらっしゃるのなら、メールよりも直接お礼に行くほうが好印象です

３．依頼・提案メール

<依頼・提案>

要旨では、「自分が何を求めているのか」「相手に何をしてもらいたいのか」判断内容を明確にし、またこちらの要望を押し付けるのではなく判断をゆだねる文章に配慮します

相手に失礼のないよう、より丁寧な表現を心がけましょう

＜謝罪＞

謝罪は、気が重く、どうしても後回しにしてしまいがちですが、待たされるほど先方は不信感や不安感が募ります

基本は、直接訪問しお詫びに伺います
ですが、すぐに駆け付けることができない場合があります
そのようなときは、迅速に謝罪メールを送ります

そして、時間を割いてもらったお礼と、二度と同じ失敗を繰り返さないよう配慮に努める誠意を表現することが重要です
細心の注意を払いながら件名、挨拶、名乗りを記し、謝罪の気持ちを伝えます

対応の仕方によって信頼を損なうこともあれば、却って信頼を得る結果につながることもあります 原因を明らかにし、今後の対策、予防策は必ず記しておきます

社内の上司には、お詫びの訪問や、メールを送ったことをきちんと報告することを忘れないでくださいミスしたことよりも、その後の対応能力を評価してもらいやすくなります

５．返信・転送メール

＜返信する時＞

返信における基本的なマナーを２つご紹介します

１．翌日中には返信する

基本的にはどのような相手・内容のメールであっても、翌日中には返信しましょう

すぐに返信できない場合は、メールを受け取った旨と「〇日までにお返事します」といった期日を記載します

急ぎの用件で、営業時間外や休日に送る場合には「お休みのところ失礼します」などの言葉を添えることがおススメします

２．件名の「Re：」は削除しない

件名に「Re：」があることで継続したやりとりのあるメールだと一目でわかるので残しておきます

＜転送する時＞

１．第三者に対応を依頼するとき

転送メールを受け取った相手は、件名の頭に「Fw:」がついていることで、転送メールと理解できます

しかし、メールを転送した目的や理由はきちんと明記しましょう
たとえば、問い合わせのメールに対応してほしいのであれば、以下のように記述します

このように、メール転送をするときは、なぜメールを転送したのか、メールを受け取った相手にどうしてほしいかを明確に記述しましょう

２．第三者に詳細や経緯を把握してもらうとき

主に受信したメールの内容を第三者と共有したい場合です
会議資料や進捗状況など、業務に関する報告や経過を、上司や責任者にメールを転送して把握してもらいます

多くのメールの中に埋もれてしまわないように、受信メールには注意を払いましょう

メールのテンプレート化

私は、報告書の提出、依頼文など定期的に発信するメールは、クイック操作で作成しています

新規メールで宛先、件名、本文のおきまりの文章を挿入できます
また、宛先にCC設定やBCC設定もできる機能です

クイック操作を活用してからは、格段に仕事の効率が上がりました

まとめ

メールのやり取りが日常茶飯事になっていますが、うっかりミスが多いのも現状です

「自分はちゃんとやっているよ」と聞こえてきそうですが、ビジネスメールはとても重要で、信頼を失ってしまうと取り返しのつかないことに繋がってしまうこともあります

私はそのような現場を何度も見てきました
送信する前に、「待てよ～チェック、チェック」と最新の注意を払って取り組んでください

いつも１５項目チェックリストを活用していただけると仕事ができる人に近づけると思います

もう一度見たい方はこちら
↓

ビジネスメール送信前１５項目チェックリスト

ビジネスメールの基本

ビジネスメールの重要なポイントとシーンに合わせた活用例

シーンに合わせたメールの活用例

１．初めての相手への営業メール

２．お礼・感謝のメール

３．依頼・提案メール

５．返信・転送メール

メールのテンプレート化