【Outlook】超時短! メール送信最速は「あれを使っただけ♪」クイック操作

この記事を見つけてくださったあなたは、普段職場でメールを送信することが日課になっている方だと思います

日課になっているメール送信、失敗せずに確実に送ることができて、しかも手軽に短時間で操作することができたらいいなと思いませんか？

この記事では、メール送信を簡単に時短できる方法についてご紹介しています

この記事を読み終わったあなたは、メール送信だけでなく、メールを指定したフォルダーへ移動したり、メールを指定したメンバーに転送することもできるようになります

私が今でも職場で活用している方法です

あなたもぜひやってみてください

【Outlook】超時短メール送信最速は「クイック操作を使っただけ♪」

クイック操作とは、事前に登録していた一連の流れをワンクリックで実行できる機能です

もしあなたが、メール送信時に「新しい電子メール」」をクリックして、宛先、件名、本文をその都度入力したり、毎月の報告書などを添付しているような場合は、ご紹介する方法ですばやくメールを送信することができます

クイック操作の登録、編集、削除は「クイック操作の管理」画面で行います
「ホーム」タブの中央あたりに「クイック操作の管理」という小さなボタンがあり、こちらをクリックすると、「クイック操作の管理」画面が表示されます
↓

クイック操作　３つの機能

1. ワンクリックで作成したメールテンプレートを呼び出す
2. ワンクリックで指定したフォルダーへ移動
3. ワンクリックで転送メールを作成

１．超時短！ワンクリックで作成したメールテンプレートを呼び出す

定期的に送信するメールを事前にクイック操作で宛先や件名、本文を登録しておくことでワンクリックで作成したメールテンプレートを呼び出すことができます

私は、月次報告や、提出書類など定期的に送信しなければいけないものは、宛先、タイトル、本文などをテンプレートとして入力しておいて、〇月分とか文言を追記すればいい状態にして登録しておきます

①「クイック操作の管理」画面の「新規作成」ボタンをクリックします

②「新しい電子メール」をクリックします

③「初回使用時のセットアップ」画面が表示されます

このテンプレートに自分がわかりやすい名前を付けます
例えば、「月次報告書」とか、「〇〇申請」とか相手には影響はなく、自分が見てわかりやすい名前にします

④続いて、「オプションの表示」ボタンをクリックします

⑤「アクション」画面が表示されたら「宛先」ボタンをクリックします

「アドレス一覧」の画面が表示されます

送り先をダブルクリックします
画面下の宛先ボックスに送信先のアドレスが表示されたことを確認します

⑥「件名」、「本文」、「署名」を入力していきます
必要であれば、「フラグ」や「重要度」を設定します

⑦「保存」ボタンをクリックします

⑧「クイック操作の管理」画面が表示されますので「OK」ボタンをクリックします

すると、「ホーム」タブの中央にある「クイック操作」のところに、付けた名前のワンタッチボタンが表示されます

私が付けた「月次報告書」という名前が見えています

⑨メールを送信したい時は、付けた名前をクリックします
新しいメッセージ画面が表示されますので内容を確認します

いつもは、「新しいメッセージ」をクリックしてから宛先だったり、件名、添付ファイル挿入、本文、署名と入力していくようになると思いますが、既にこれらのことをテンプレートに登録していますので、来月の件名は「6月度」に修正して、6月の月次報告書ファイルを添付するだけでメールが送信できてしまいます

私はもっと早くわかっていればよかったと何度思ったことか、、、

２．超時短！ワンクリックで指定したフォルダーへ移動

特定のフォルダーにメールを移動することが頻繁にある場合は、フォルダーに移動してくれる操作を登録しておくことでワンクリックで移動することができます

アーカイブフォルダーへ移動してみましょう

①１．ワンクリックで作成したメールテンプレートを呼び出すの②の画面で先ほどは、「新しい電子メール」を選択しましたが、一覧から「フォルダーへ移動」をクリックします

②名前ボックスにわかりやすい名前を付けます
「アーカイブへ移動」と付けます

③「フォルダーの選択」ボックスの▼ボタンをクリックします

④「その他のフォルダー」をクリックします

⑤「フォルダーの選択」画面が表示されますので「アーカイブ」をクリックして設定します

⑥完了ボタンをクリックします

⑦移動したいメールを選択して、付けた名前（アーカイブへ移動）をクリックするだけで移動します

３．超時短！ワンクリックで転送メールを作成

さらに、メールを選択し、○○に転送することも可能です

こちらも「クイック操作の管理」画面から「転送」を選択して設定して登録しておくことができ、メールを選択しワンクリックだけで、特定の相手へ転送することが可能になります

①１．ワンクリックで作成したメールテンプレートを呼び出すの②の画面で「転送」を選択します

メールを特定のスタッフに転送したい場合、「名前を〇〇グループへ転送」とわかりやすい名前を付けて、宛先に転送したい相手を登録したクイック操作を登録しておくことでワンクリックで複数の方へ転送メールを作成することができます

1分後に自動で転送

1分後に設定された宛先に転送することができます
↓「オプション」をクリックします

②「オプションの表示」をクリックします
「1分間待機してから自動的に送信」という項目があります

③チェックを入れて保存をクリックします

④登録したクイック操作をクリックします
1分後に自動的に転送されます

こちらの１通ずつ行われます
複数に対してはクイック操作は動作しません

「1分間待機してから自動的に送信」の項目にチェックを入れない場合は、宛先が追加された転送メッセージが開きますので手動で送信します

①確認する方法は、左上の「ファイル」をクリックして「オプション」クリックします

②左側の項目から「詳細設定」をクリックします

③「接続したら直ちに送信する」チェックが入っていればOKです
↓

ショートカットキーを設定してさらに時短

ショートカットキーを設定することで、簡単に時短が可能になります

①↑の画面の「オプション」ボタンをクリックします

②「ショートカットキー」ボックスの▼ボタンをクリックして、一覧から「Ctrl＋Shift＋１」を選択します

③保存ボタンをクリックします

このショートカットキーを覚えてしまえば、最短でメール移動ができてしまいます

こちらの詳しい内容についてはMicrosoftの公式サイトで紹介されていますのでご覧ください
↓
Microsoft公式サイト「クイック操作でよく行う作業や繰り返し行う作業を自動化する」

定期的にメールを送信する、フォルダーへ移動する、メールを転送する場合などは、ショートカットキーを設定しておくと最短で処理を行うことができますのでおすすめです！

私はクイック操作で仕事の効率があがりました

「えっ！もう処理したの？」ってよく言われて嬉しくなりました

あなたもぜひ今日からやってみてくださいね

まとめ

1. 【Outlook】超時短メール送信最速は「クイック操作を使っただけ♪」
   1. クイック操作　３つの機能
      1. １．超時短！ワンクリックで作成したメールテンプレートを呼び出す
      2. ２．超時短！ワンクリックで指定したフォルダーへ移動
      3. ３．超時短！ワンクリックで転送メールを作成
         1. 1分後に自動で転送
         2. ショートカットキーを設定してさらに時短