【Word】町内会自治会 PTA 役員になった時文書作成どうしたらいい？

町内会長を任された、自治協会の役員になった、PTA役員など役の順番がまわってくることがあると思います

多くの方が、上手な通達文書を作成する方法について教えて欲しいと思っていらっしゃると思います

この記事では、文書作成の考え方とコツを掴んでいただきサクッと作成できる方法についてご紹介しています

新入社員の方にも必見の内容になっています

ポイントを押さえてしまえば簡単に文書が作成できるようになりますので、ぜひ最後までご覧いただき
実際に簡単な文書から作成してみて、コツを掴んでください

目　次　

町内会自治会 PTA 役員になった💦文書作成はどうしたらいい？

町内会自治会 PTA 役員になった💦文書作成はどうしたらいい？

パソコンで文書を作成するときのポイントとしては、文書構成を理解することです

コツを掴んでしまうとサクサクと作成できるようになり、作成した文書を使い回すこともできますので、文書作成がそんなに苦ではなくなってきます

Reon

むしろ面白いようにできあがっていきますので得意になっていきますよ

文書作成はどうしたらいい？と思ったら、ビジネス文書の基本構成を理解する

ビジネス文書は、下記のように構成を意識して作成することが大切です

構成が整っていると見栄えが良く、すっきりとした読みやすい文書になります

①発信番号で管理しておくと、後で問い合わせがあった際に調べやすいです
②発信日付は発送日を入力します　「日付と時刻」ダイアログボックスを利用して自動入力もできます
③宛先は正式名称で入力します　また、〇〇の皆様へ　と入力しても大丈夫です
④発信者名には、問い合わせがあるかもしれませんので連絡先を入れておいても良いです
⑤簡潔に何の文書なのかわかりやすいタイトルにします
⑥頭語、時候の挨拶を省略する場合は「前略」と入力します
　頭語と結語はワンセット　「拝啓」→「敬具」、「前略」→「草々」、「謹啓」→「謹白」
⑦よく「下記のとおり…」と書き、伝えたい内容を入力します
⑧結びの挨拶は省略しても良いです　結語は右揃えにします
⑨主文で「下記のとおり」と書いたのであれば、記書き文で簡潔にまとめます

ここでは、完成例の文書を仕上げていきながら構成について理解し、時短で作成できる方法をマスターしましょう

文書の右揃え・中央揃えは一番最後、まずはベタ打ちから

Reon

ベタ打ちとは、文字の大きさ、文字の色、配置など　書式の設定をせずに文字
入力のみの状態のことをいいます
段落が変わるときはバランスを考えて改行を入れていきます
入力が終わった後に改行しても大丈夫ですよ　さあ入力してみましょう！

まずは文章をひたすら入力していきます
段落が変わる時やあけたい時は改行をします　
このような感じです
↓

①管理番号から「マナーアップキャンペーンについて」まで入力していきます
②次に「拝啓」と入力し、確定した後に（「エンター」キーを押して確定後）にさらに「エンター」キーを押すとセットになっている結語の「敬具」が表示される場合があります
　↓

そのような時は、「敬具」はそのままにしておくか、削除して後から入力し直しても良いですが、拝啓の後にカーソルをたててスペースを１つ入れてどんどん続きを入力していきましょう

③続いて挨拶文を入力していきます
「あいさつ文の挿入」という機能で　挨拶文を自動挿入しても良いです

④自動挿入の操作方法は「ホーム」タブをクリックし、「あいさつ文」をクリックし、「あいさつ文の挿入」をクリックします　
↓

⑤「あいさつ文」ダイアログボックスが表示されます
１．月のあいさつ　から文書発信月を選択します
ここでは5月です
その下から　季語　を選択します
２．次に、安否のあいさつを選択します
３．次に、感謝のあいさつを選択します
最後にOKボタンをクリックすると選択した内容が挿入されます

季語をインターネットで調べて手入力することもできます
どちらでもいいので試してみてください

⑥次に記書き文のところです　
「記」の前後の行はあけた方がキレイに見えます　
続いて、箇条書きについてです
番号で　１．〇〇　２．〇〇　のようにしてもいいですし、
先頭に記号「・」を付けて　ひとつ目　〇〇　ふたつ目　〇〇　のようにしても良いです

⑦続いて表です　ここでは、4列9行の表を挿入しました
操作方法は↓「挿入」タブをクリックし、「表」をクリックし、「表の挿入」をクリックします

⑧「表の挿入」ダイアログボックスが表示されます
列数を「４」、行数を「９」に設定しOKボタンをクリックします
上記のサンプルを見ながら文章を入力していきます

⑨列幅調整の方法です

どこでもいいので縦線上にマウスポインターを重ね合わせます
マウスポインターの形が左記の形に変化します
ので、その形になったら
マウスの左ボタンを押したまま右側へドラッグ
すると幅は広くなります
左方向へドラッグすると幅は狭くなります

文字がキレイに見えるまで調整してみましょう

そして、表の作成が終わったら表全体を選択して「中央揃え」の設定をしましょう

Reon

左右の余白が同じになるので、見栄えが一段と良くなります

⑩以　上　まで入力していきます

ベタ打ちが終わったら入力チェック

①忘れてはいけないのが入力のチェックとファイルに名前を付けて保存です
入力のチェックは、一般的な常識になるので発信してしまってから間違いに気づくのはとても恥ずかしいことです

Reon

私は、原稿とパソコンの画面の文字ひとつひとつを指でさしながら照らし合わせをします

これを　”指さしOK”　なんて言っています！

良い仕事は丁寧に！です
ベタ打ちの段階で誤字脱字などをチェックしておくと慌てなくて済むので早速やってみましょう

名前を付けて保存については、こちらのブログで紹介していますのでぜひご覧ください
　↓
「名前を付けて保存」はどこに、何という名前で、どのように保存する　のかが大事！

時短！　書式設定は最後に一度に設定する

書式設定の手順は、WordだけでなくOffice製品全般に言えることですが、初めにどの場所に対して設定をするのか場所を指定するところから始まります

中央揃え、右揃え、文字を大きくするなどの書式設定は、ベタ打ち完了させた後、設定したい段落を文章の先頭から複数選択しておいて、一度に設定すると早いです
早速文章の中で「右揃え」にしたいところから設定していきましょう

オレンジ色の枠で囲まれた手順のとおりに「離れた個所の複数選択」をしてみてください
　　　　　　　　　　　　　　　　↓

①赤の縦線左側は左余白です
この領域で複数の段落を選択していきます
マウスポインターを「管理部No.0004」の段落にもっていってクリックします

②管理部No.0004の選択が解除されないようにするために、Ctrlキーを押したまま次の段落「令和5年5月1日」をクリックします

③さらにCtrlキーを押したまま「健康推進協議会」の段落、次の段落、次の段落と選択していきます
Ctrlキーを押したままにしていることで解除せずに選択できていますね

④灰色が付いている段落はすべて「右揃え」設定です
ここで、裏技の登場です

右揃えのショートカットを使うと時短できます
「Ctrlキー」を押しながら、離さずに「R」キー　Ctrl＋R　です

Reon

一度に書式を設定できるので時短できますね

③同様に「中央揃え」の段落にも設定していきます
中央にもっていきたい段落を選択します
ここでは、タイトルの段落と記　の段落ですね
左余白の１つ目の段落をクリックし、Ctrlキーを押しながら2つ目の段落をクリックで離れた個所の複数選択をし、中央揃えのショートカットは　Ctrl＋E　です

④続いて、表を作成し、表の中のセル（四角枠）を結合していきます
枠と枠と合わせてひとつの枠にすることを結合といいます

①をご覧ください
「安全・安心」のセルとその下の空白セルをドラッグで範囲選択します
上手く範囲選択ができるとグレーになります

「レイアウト」タブをクリックします　②です
「セルの結合」をクリックします　③です

続いて、「清潔・清掃」のセルとその下３つ分を選択し、キーボードの「F4キー」（ファンクションキー）を押します

Reon

時短操作ですよ！　直前に行った命令を他の場所にも繰り返し実施したい場合は、「F4キー」を押すと繰り返しの仕事をしてくれます

こちらでは、複数のセルをひとつにしてくれる結合という仕事を繰り返し行いました

キーボードの左下に「Fnキー」が付いている場合があります
この場合は、ただ「F4キー」を押しただけでは繰り返しの作業は機能しません　「Fnキー」を押しながら「F4キー」を押してください
これは、メーカーによって「Fnキー」が付いている場合とそうでない場合がありますので見てください

もう1箇所結合したいですよね
⑤次は「挨拶」の3つのセルです
３つのセルを範囲選択して「F4キー」を押します

Reon

ただし！！
「F4キー」は直前の操作にのみ適用されるので、結合の命令後に全く違う仕事の命令をしてしまった場合、もう一度結合の命令をしたくて「F4キー」を押しても機能しません

あくまでも直前なので注意してくださいね

続いて、セルの中の文字をセルの中央に配置し、1列目に薄い灰色設定していきます
⑥1列目を選択します
下画像のように、マウスポインターを1列目の上部分に持っていくと下を向いている黒い矢印が表示されます
その形になった時にクリックすると1列目を選択することができます

⑦「レイアウト」タブの「配置グループ」にある「中央揃え」をクリックします

⑧続いて、1列目に背景色を設定していきますので選択を解除せずに、「テーブルデザイン」タブをクリックします
もし、解除してしまったらもう一度1列目の上部にマウスポインターを持っていって黒矢印になったらクリックしてください

⑨「塗りつぶし」をクリックし、カラーパレットから薄い灰色をクリックします

最後に表全体を整えていきます
表全体を水平位置の中央に配置して、見栄え良くしていきます
達人はこのひと手間を惜しみません！

表全体を選択する方法

⑩「ホーム」タブの「中央揃え」をクリックします

表全体が水平位置の中央に配置されたことを確認してください

カッコよく仕上げるには　ページ設定でひと工夫

意識しないと以上で終わりなのですが、達人は最後にもうひと手間加えます

Reon

そして、ここで一度上書き保存をしてこれまで作成してきた内容をキープしておきましょう
上書き保存は何度行っても大丈夫ですよ
苦労して設定してきた内容をきちんと保存しておきましょうね

それではまず、全体のバランスを見ます
全体のバランスを見るのは「印刷プレビュー」画面です

画面左上の「ファイル」タブをクリックして「印刷」をクリックした画面を「印刷プレビュー」といいます

印刷プレビュー画面を使って作成したものを遠目で見ることによって全体のバランスが見やすくなります
全体のバランスチェックは、必ず行ってくださいね

＜見てほしいところ＞
・余白の寸法が空きすぎ、または狭くないか
・タイトルや強調したい段落はわかりやすい書式になっているか
・段落の文章がギューギュー詰めになっていないか
・ほどよく改行されているか
・下がたくさん空いていないか

これらをしっかりと見ていきます

下部がたくさん空いている場合の対処方法については次に紹介していきます

下部がたくさん空いている時の対処方法

「レイアウト」タブをクリックし、「余白」をクリックすると、一覧が表示されます
初期設定では「標準」設定になっています
一般的にちょうどいい寸法にしてくれているのが「標準」です

上：35mm　下：30mm　左：30mm　右：30mm
１行に入力できる文字数が40文字
行数が36行です

ほとんどこの設定で良いのですが、作成したい文書によっては、入力していくと１、２行分　次ページに入ってしまったり、逆に下が空きすぎになってしまったり、全体のバランスとしてはいまいちだなあと思うことがあります

そのような時は、一覧の中から「ユーザー設定の余白」を選択して自身で少しずつ寸法を調整してみてください

設定したら、印刷プレビュー画面で確認しバランスを考えて見栄えの良い設定にしていきます