【Word】名前を付けて保存は、どこに、何という名前で、どのように保存するのかが大事！

今回は、使用したファイルを保存する方法についてです

Wordに限らず、ExcelやPowerPointなどの他のアプリケーションでも共通して言えることです

ファイルの保存は、ただ保存ボタンを押せば良いのではなく、どこに、どのような名前で保存するのか、意識することがとても大切です

この記事では、職場でパソコンを使って仕事をする際に、気をつけておかなければいけないポイントについてご紹介しています

あなたも最後までご覧いただき、明日からの業務に役立てていただければ嬉しいです

名前を付けて保存は、どこに、何という名前で、どのように保存する？

その理由は、職場でファイルを保存すると、いつかはそのファイルを開いてみたり、編集したりすることがありますよね

自分だけがそのような仕事をするのなら、探すのもそんなに時間はかからないと思います

それに、自分で保存しておきながら、どこになんという名前で保存したのかわからなくなったという話はよく聞きます。

職場では共同で作業することもあるため、常に他人が操作することを意識しながら仕事をしなければなりません

名前を見ただけで内容がわかるようにする

①文書はファイル名を見ただけで、だいたいの内容がわかる名前が良いです

これこそがまさしく時短です
ついやってしまう大きなミスが適当です

また、作成した日付にしてしまったり　何も考えずにエンターキーを押してしまうと一行目の文字列が名前となってしまうケースです

これではずいぶん経ってファイルを開こうと思った時あれ？どれだったっけ？ってなりますよね

ファイル名は、文書の表題であったり、強調したい部分など文書の内容がわかりやすい名前にすることをおすすめします

どこに保存するかは、開くときのことを考える

①ここはよーく考えるところです
自分でも他人でもファイルを開く時、どこにあったら開きやすいですか？

部署ごと、担当者ごと、イベントごとなどある程度関連があるところに保存すると思いますがいつも他人が開く時のことを第一に考えて、どこだったらわかりやすいのかを意識すると良いです

②ファイルの保存する場所については、職場で統一されていると仕事がはかどります
ぜひ、声がけしていってください

ドキュメントフォルダーか、ネットワーク上などです

最近のパソコンは性能が良いのでそこまで心配することはないと思いますが、パソコンの負荷を避けるためにできるだけデスクトップに保存するのは避けたいところです

ショートカットアイコンとは、よく使うファイルやフォルダーに簡単にアクセスするための
アイコンです
ショートカットアイコンには、左下に矢印のマークが付いています

作成方法についてはこちらのブログで紹介していますのでご覧ください
↓
「ファイル / フォルダー」のショートカットアイコンの作成方法　

名前を付ける時は開くときのことを考える

①おすすめなのが、フォルダー名やファイル名の前に番号を振るということです
私はいつも下記のように↓
名前の前に　二ケタの番号を半角数字で入力し、その後にアンダーバーを付けています

この番号は優先順位の高い順になっており、よく開くフォルダーは上に来るようにしています
00_～10_番台までは超重要なもの
11_～19_部署ごと、20_～29_まではイベントごとなど　幅をとって管理しています

番号順に並んで表示されるので、使用頻度の少ないものは99_とか下の方に表示されるようにしています

慌しい時間帯や、さっさと済ませたい時はとても重宝します

よくフォルダーに投げ込むようにしてファイルを保存している様子を目にしますが、「開く時探すことになるだろうなー」と思ってしまいます

まとめ

名前を付けて保存は、どこに、何という名前で、どのように保存する　のかが大事！

• 名前を見ただけで内容がわかるような　名前を付ける
  ファイル名を見ただけで内容がわかるもの
• どこに保存するかは　開くときのことを考える
  ドキュメントかネットワーク上
• 名前を付ける時は　開くときのことを考える
  ささっとアクセスできるようにファイル名の先頭に番号をつけておく