【Outlook】仕事効率UP｜知っていると自慢できる便利技10選❣

ビジネスメールのやり取りやスケジュール管理で欠かせない「Outlook」
でも、「もっと効率よく使いたい」「便利な機能を知りたい」と思ったことはありませんか？

今回は、「仕事効率UP｜知っていると自慢できる便利技10選」を分かりやすくまとめました
日々のメール業務をもっとラクにする、Outlookの基本からちょっとした裏ワザまで、画像付きで解説しています

署名を事前に作成・設定

毎回メール作成時に、名前や連絡先を入力するのは非効率。Outlookの「署名」機能を使えば、社外用・社内用など複数の署名を作成しておき、新規メール作成時に自動で挿入できます

操作手順

1. 新しいメールを開く
2. メニューの「新規メール」＞「署名」

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メールの署名にはちょっとしたPRを入れる
署名を本文に挿入する方法と署名枠のデザインもご紹介

定期メールはテンプレート「クイック操作」で登録

毎月の報告書や週報など、定期的に送るメールはテンプレート化してショートカットで呼び出すと便利です
イチオシ❣　CCやBCCもいちいち設定しなくてもいいので本当に助かっています

操作手順

　1.ホーム ＞クイック操作グループ＞矢印をクリック
　2.新しいクイック操作＞「新しい電子メール」を選択

　初回使用時のセットアップ

1. 自分がわかりやすい名前を付ける
2. 「オプション」ボタンをクリック
3. 宛先を指定
4. ショートカットキー設定（例：Ctrl＋Shift＋1）
5. 「オプションの表示」をクリック
6. 件名、フラグ、重要度、テキスト（本文）など必要な項目を設定
7. 保存

上記のことが完成すると、ホームタブの「クイック操作」グループには自分の付けた名前でひょうじされます

受信トレイをスッキリ！アーカイブ活用術

読み終わったメールや対応済みメールは、どんどんアーカイブフォルダに移動して、受信トレイにメールがないなら“やることゼロ”という環境にしておくとすっきり仕事がしやすいです

ただ、読み終わったメールをドラッグ＆ドロップでアーカイブフォルダへ移動するのは面倒ですよね。
なので、アーカイブフォルダへメールを移動するためのクイック操作があるとこれまた便利です

操作手順

1. 新しいクイック操作 ＞「フォルダーへ移動」を選択
2. 名前を「アーカイブへ移動」と付ける
3. アクションのところで、移動先フォルダを「アーカイブ」に指定
4. 「開封済みにする」にチェックを入れる
5. オプション＞ショートカットを割り当てる（例：Ctrl＋Shift＋2）
   複数メールを選択してからショートカットキーを実行すると簡単
   ショートカットキーについては、ご自身で決めてください

条件付き書式で重要なメールを見逃さない

見逃したくない特定の相手からのメールは「条件付き書式」設定で文字色を設定して大事なメールを目立たせて漏らさないようにしましょう

操作手順

1. 表示タブ ＞ ビューの設定＞ 条件付き書式をクリック
2. 新規でルールを追加 ＞名前を入力
3. フォントで色を設定
4. 条件で差出人を指定すると、その人のメールだけ書式が変わる

高度な検索で目的のメールを素早く発見

簡易検索（Ctrl＋E）で見つからないメールは、「Ctrl + Shift + F」で高度な検索画面を開き、差出人や期間など細かい条件で絞り込んで検索することができます

操作手順

1. Ctrl＋Shift＋Fを押して「高度な検索」ウィンドウを開く
2. 差出人、件名、本文、期間などを指定して検索実行

送信予約でベストなタイミングにメール送信

メール作成後、「配信タイミング」を設定すれば、指定した日時に自動で送信されます。 夜間に作成したメールを朝一で送りたい時などに便利です

操作手順

1. メール作成後、オプション → 配信タイミング
2. 「指定日時以降に配信」を選び、送信したい日時を設定して送信

送信予約をすると、送信されるまでメールは「送信トレイ」に入っています

送信遅延ルールで「うっかり送信」ミス防止

「仕分けルール」で送信を何分かたったら送信されるように設定をしておけば、送信トレイからメールを修正・キャンセルできます
添付ファイル忘れや、修正したい時は便利です

操作手順

1. ファイル → 仕分けルールと通知 ＞ 新しい仕分けルールタブをクリック
2. 「送信メッセージにルールを適用」＞何もしないで次へをクリック
   
   
3. 指定した時間後に配信する」を選び、例：1分後に設定して完了
   

不在時は自動応答メールを活用

休暇や出張などですぐにメール対応できないと、あるいは長時間席を外すときは、あらかじめ「自動応答」設定しておくと安心です

操作手順

1. ファイル＞→ 自動応答（不在メッセージ）
2. 自動応答そ送信する＞期間とメッセージ内容（代替連絡先など）を入力して有効化

時間になったら自動応答メール設定は外れるのですが、前倒しでオフにすることもできます
設定はオフにするだけで簡単！　
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連絡先グループで一斉送信して効率UP

「連絡先グループ」を作成すれば、特定のメンバーにすばやく一括送信できます

操作手順

1. 連絡先タブ に切り替える＞新しい連絡先グループ
2. メンバー追加ボタンをクリック＞アドレス帳から複数人を選択＞OK
3. グループの名前を設定＞保存して閉じる

カレンダーの複数タイムゾーン表示で国際業務も安心

カレンダーにはタイムゾーンが日本時間に設定して作業することが多いと思います。
海外にいるメンバーと一緒に仕事をしていることはないですか？
カレンダーに複数のタイムゾーンを表示しておくことで、相手の現地時間を考慮して会議設定をしたり、仕事の依頼をしたいときには、いちいち良い時間を調整する作業効率をぐーんとアップさせることができます

操作手順

1. ファイル ＞ オプション＞ 予定表に切り替える
2. 「タイムゾーン」の項目を見つけて、「タイトル」を日本時間と入力
3. 「別のタイムゾーンを追加表示」にチェックを入れる
4. タイムゾーンを（国/地域）選択
5. 追加したタイトルを設定したい国（例：アメリカ）＞OKをクリック

このように設定しておくと、１つのカレンダーに分けて時間表示できるので、会議の予定を組んでも大丈夫かな？などすばやく調整することができます

まとめ

Outlookには、知っているだけで仕事がグッと効率化する便利な機能がたくさんあります。
今回ご紹介した便利技を活用して、ぜひ「Outlookマスター」を目指してみてください！

よくある質問（FAQ）